Vereinsentwicklung
Musterspesenreglement: Wie der Zürcher Leichtathletikverband die ZKS-Vorlage ideal umgesetzt hat
2023 hat der Zürcher Kantonalverband für Sport (ZKS) gemeinsam mit dem kantonalen Steueramt ein Musterspesenreglement für seine Mitgliederverbände erarbeitet. Das schweizweite Unikat soll als Vorlage den Administrationsaufwand für Verbände und Vereine vermindern. Der Zürcher Leichtathletikverband teilt nun seine Erfahrungen damit.
Der Leichtathletikverband konnte vom Musterspesenreglement des ZKS profitieren. Foto: Archiv ZKS
Der Breitensport kann ohne das Ehrenamt nicht existieren. Insbesondere Trainerinnen und Trainer investieren jede Woche unzählige Stunden auf dem Sportplatz, um das Beste aus ihren Vereinskolleginnen und -kollegen herauszuholen. Diese Tätigkeiten werden mit Spesen vergütet, was jedoch einen hohen Administrationsaufwand mit sich bringt. Entsprechend hat der ZKS in Kooperation mit dem Kantonalen Steueramt Zürich ein Musterspesenreglement ausgearbeitet, welches genau auf diese Entschädigung der Freiwilligenarbeit im Breitensport abzielt und den Prozess erleichtern soll.
Seit zwei Jahren stellt der ZKS das Musterspesenreglement seinen Mitgliederverbänden zur Verfügung. Ein Verband, der die Vorlage genutzt hat, ist Zürich Athletics. Seit 2024 ist ein Spesenreglement, erstellt anhand der ZKS-Vorlage, im Verband für dessen Vereine gültig – und dies mit viel Erfolg, wie Beat Rüegg erzählt. Er ist verantwortlich für die Finanzen beim Leichtathletikverband und schildert, wie sie vom Musterspesenreglement profitieren konnten.
Beat Rüegg, wieso hat Zürich Athletics das Musterspesenreglement gebraucht?
Mit dem Musterspesenreglement des ZKS, welches grundsätzlich auf dem Spesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) aufgebaut ist, haben wir als Verband für unsere Leichtathletikvereine und Clubs ein für sie abgestimmtes Spesenreglement zur Verfügung stellen und dadurch den Vereinen viel Administration abnehmen können. Für uns ist es wichtig, dass sie mit diesem Reglement bis zur vorgeschriebenen Höhe ihren Trainerinnen und Trainern Spesen auszahlen können, ohne einen Lohausweis ausstellen zu müssen.
Weshalb ist dies wichtig?
Bei vielen Trainerinnen und Trainern steckt viel ehrenamtliche Tätigkeit dahinter. Diese sind jedoch nicht bereit, die Entschädigung für ihre Tätigkeit auch noch versteuern zu müssen. Mit dem Reglement habe nun alle betroffenen Coaches die Sicherheit, dass die Spesenentschädigung nicht versteuert werden muss. Beim ZLV kommt dieses Reglement vor allem bei den Kadertrainerinnen und -trainern zur Anwendung, aber auch beim Chef Regionalkader und beim Chef Nachwuchsförderung.
Prozess bei der Erarbeitung eines Spesenreglements
• Das anzuwendende Reglement wird vom jeweiligen kantonalen Sportverband in Zusammenarbeit mit dem ZKS auf Grundlage des Musterreglements sportartenspezifisch adaptiert.
• Das Reglement wird danach durch den ZKS zur Prüfung an das kantonale Steueramt eingereicht. Wird es genehmigt, kann es anschliessend den Vereinen der jeweiligen Sportart zur Verfügung gestellt werden.
• Zur Überprüfung der Entschädigungen wird pro Verband ein sinnvoller Turnus definiert, in welchem dem kantonalen Steueramt die Liste der Pauschalspesenempfänger eingereicht werden muss.
Wo habt ihr sportartenspezifisch Anpassungen vorgenommen?
Bei den Trainerabstufungen, das heisst, spezifische Anpassungen bei den Tätigkeiten eines Trainers der Leichtathletik. Zudem bei den Kilometervergütungen und übrigen Spesen wie Übernachtungsentschädigungen.
Für wen gilt das Spesenreglement?
Das Musterspesenreglement wurde für Trainerinnen und Trainer vom kantonalen Steueramt genehmigt. Für die Ehrenamtlichen (Vorstand) haben wir ein anderes Spesenreglement bereits im Jahre 2018 genehmigt erhalten, welches wir teilweise für Vorstandsmitglieder anwenden können, dies hat aber nur aufgrund der Besitzstandwahrung bei unserem Verband Gültigkeit.
Wie können andere Verbände von diesem Musterspesenreglement profitieren?
Sie können profitieren, wenn sie für ihre spezifischen Sportverbände dasselbe machen wie wir vom Leichtathletikverband. Die Vereine können dank des Musterspesenreglements in der Administration stark entlastet werden und gleichzeitig ist es attraktiver, sich als Trainerin oder Trainer zur Verfügung zu stellen, da sie grosszügige steuerfreie Spesenentschädigungen pauschal ohne Belegnachweis erhalten.
Habt ihr weitere Fragen oder möchtet ihr auf der Grundlage des Musterreglements für euren Sportverband und eure Sportvereine ein sportartspezifisches Reglement ausarbeiten? Dann könnt ihr gerne Kontakt aufnehmen mit:
Fabio Tuor
Verantwortlicher Verbands- und Vereinssupport / Sportförderung
044 802 33 73, ftuor [at] zks-zuerich.ch (ftuor[at]zks-zuerich[dot]ch)