Was ist Microsoft 365? 

Microsoft 365 kombiniert bekannte Programme wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint mit modernen Tools wie Teams, SharePoint oder Planner. Diese Plattform ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, da alle Anwendungen miteinander verknüpft und cloudbasiert sind. Für Vereine bedeutet das unter anderem: 

• Zentrale Kommunikation über Teams oder Outlook
• Gemeinsame Dokumentenverwaltung über SharePoint mit Zugriff von überall
• Effiziente Aufgabenorganisation durch Planner und To Do
• Automatisierte Prozesse mit Power Automate

Microsoft Teams: Zentrale Plattform für Zusammenarbeit

Viele kennen Microsoft Teams noch als Kommunikationsplattform aus der Pandemiezeit. Inzwischen ist es weit mehr als ein Videokonferenz-Tool. Teams dient als zentraler Hub für Chats, Meetings, Dateiablagen und Aufgabenmanagement. Es ermöglicht Vorstandsmitgliedern, effektiv und ortsunabhängig zusammenzuarbeiten. Daten können direkt in Kanälen organisiert und geteilt werden, sodass alle immer Zugriff auf die aktuellste Version eines Dokuments haben.

Wofür Vereine Microsoft 365 nutzen können

Microsoft 365 hat eine breite Palette an Funktionen, die auch für Sportvereine viele praktische Einsatzmöglichkeiten bieten: 

• Kommunikation: Mit Chat-Funktionen für Einzel- und Gruppengespräche sowie der Möglichkeit, ein digitales Intranet für Mitgliederinformationen zu schaffen, erleichtert Microsoft Teams den Austausch innerhalb des Vereins.
• Datenmanagement: SharePoint ermöglicht die zentrale Ablage und Verwaltung von Protokollen, Berichten oder Budgetplänen. Der Versionsverlauf und flexible Berechtigungen sorgen dafür, dass immer die aktuelle Dokumentversion verfügbar ist und der Zugriff sicher gesteuert werden kann.
• Aufgabenplanung: Tools wie Planner helfen, Events oder Projekte strukturiert zu organisieren. Einzelne Aufgaben können über Microsoft To Do nachverfolgt und verwaltet werden.
• Umfragen und Anmeldungen: Mit Microsoft Forms lassen sich unkompliziert Anmeldungen, Umfragen oder Abstimmungen erstellen und verwalten – ideal für Veranstaltungen oder Mitgliederkommunikation.
• Kreative Zusammenarbeit: Whiteboard ermöglicht Brainstorming und visuelle Planung, was besonders in Workshops oder Teamsitzungen nützlich ist.
• Automatisierung: Mit Power Automate können zeitaufwendige Prozesse wie Genehmigungen oder wiederkehrende Verwaltungsaufgaben automatisiert werden, was Ressourcen spart.

Non-Profit-Angebot

Vereine können sich über das Non-Profit-Portal von Microsoft um kostenlose Lizenzen bewerben. Voraussetzung ist der Nachweis des gemeinnützigen Status – unter anderem muss man die Statuten einsenden. 

UPDATE: Kaum hatten wir unseren Podcast produziert, änderte Microsoft die Bedingungen für NPOs: Microsoft stellt die Gratislizenzen für Microsoft 365 Business Premium per 1. Juli 2025 ein. Die Business Basic-Lizenz können NPOs, also auch Sportvereine, weiterhin kostenlos beantragen. Wer die Business Premium-Lizenz nutzen möchte, profitiert aber von einem Rabatt von 75 Prozent. Die geltenden Preise können auf der Website von Microsoft eingesehen werden. 

• Microsoft 365 Business Basic
  • Zugriff auf die Web- und Mobile-Versionen von Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint), aber kein Zugriff auf auf Desktop-Versionen der Office-Programme, Microsoft Teams für Online-Meetings und Zusammenarbeit
  • Standardsicherheit
  • 1 TB Cloudspeicher pro Benutzer
  • E-Mails mit eigener Domain (50 GB Postfach)
     
• Microsoft 365 Business Standard
  • Alle Funktionen von Business Basic, plus: Zugriff auf die Desktop-Versionen der Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
     
• Microsoft 365 Business Premium
  • Alle Funktionen von Business Standard, plus: Erweiterter Schutz gegen Cyberangriffe

Vereinssoftware vs. Microsoft 365

Microsoft 365 eignet sich ideal als zentrale Plattform, um Vereinsdokumente und Daten zu speichern und zu organisieren. Spezialisierte Vereinssoftwares, etwa für die Vereinsbuchhaltung, können ergänzend genutzt werden. So können beispielsweise die Finanzdaten in der Vereinssoftware verwalten, während Berichte daraus oder Budgetfiles über SharePoint von der verantwortlichen Person Finanzen mit dem weiteren Vorstand geteilt werden. Diese Kombination ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit und klare Strukturen.

Spielregeln definieren: ein Muss

Klare Spielregeln sind unerlässlich für eine reibungslose Zusammenarbeit. Wenn beispielsweise einige Vorstandsmitglieder vorwiegend E-Mails nutzen und Teams seltener prüfen, kann eine einfache Regel helfen: Statt Dokumente als Anhang zu verschicken, sollte eine E-Mail mit einem Link zum SharePoint-Dokument gesendet werden. So bleibt die zentrale Ablage gewährleistet. Zusätzlich können Benachrichtigungen in Teams aktiviert werden, damit alle über neue Inhalte automatisch informiert sind.

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Cloud-Technologie: Flexibilität und Sicherheit

Während früher Daten lokal auf Servern gespeichert wurden, bietet die Cloud heute die Möglichkeit, jederzeit und von überall auf Dokumente zuzugreifen. In Microsoft 365 werden Daten in sicheren Rechenzentren gespeichert, und der Verein kann den Speicherort (z. B. in der Schweiz) selbst festlegen. Dank der Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien bleibt die Sicherheit gewährleistet. Microsoft erfüllt alle geltenden Datenschutzanforderungen in der Schweiz.